Dokumentenmanagementsystem
Sichere digitale Archivierung & automatisierte Workflows für moderne Unternehmen
In einer Zeit, in der Informationen schneller fließen als je zuvor, benötigen Unternehmen zuverlässige, geschützte und leicht zugängliche Dokumente. DocuWare bietet dafür die ideale Plattform: ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System kombiniert mit intelligenter Workflow-Automation. So werden Prozesse schlanker, Entscheidungen schneller und Teams effizienter – unabhängig von Standort und Branche.
Sicher archiviert. Jederzeit verfügbar. Komplett geschützt.
DocuWare schafft einen zentralen, sicheren Aufbewahrungsort für alle geschäftsrelevanten Dokumente – von Rechnungen über Personalunterlagen bis hin zu Verträgen.
Die PDFs zeigen deutlich: DocuWare schützt Unternehmen vor Informationsverlust, Datenlecks und fehleranfälligen Papierabläufen durch:
Verschlüsselte Speicherung & HTTPS-Übertragung
Granulare Zugriffsrechte, die unbefugte Einsicht verhindern
Mehrfache Datenspiegelung in Azure-Rechenzentren (EU/USA)
Lückenlose Protokollierung aller Versionen und Prozessschritte
Unterstützung wichtiger Compliance-Standards wie GoBD, DSGVO, HIPAA, Sarbanes-Oxley
Dokumente intelligent erfassen – aus jeder Quelle, in jedem Format
Ob eingehende E-Mail, gescannte Papierakte, mobiles Foto oder Office-Datei: DocuWare führt alle Informationen im digitalen Archiv zusammen.
Die automatische Indexierung („Intelligent Indexing“) erkennt Schlüsselinformationen, ordnet Dokumente korrekt zu und sorgt dafür, dass nichts verloren geht.
Scans, PDFs, E-Mails, Office-Dateien
Mobile Erfassung via App
Elektronische Formulare / Web-Formulare
Bilder, XML u. v. m.
Dadurch wird eine präzise, schnelle und vollständige Ablage möglich.
Prozesse automatisieren und Zeitfresser eliminieren
DocuWare verwandelt manuelle Abläufe in effiziente digitale Workflows.
Neue Dokumente lösen automatisch die nächsten Schritte aus – ganz ohne Papier, Nachfragen oder Wartezeiten.
Beispiele:
Rechnungsverarbeitung mit automatischer Zuordnung und ERP-Abgleich
Digitale Freigabeprozesse
HR-Workflows für Bewerbungen, Onboarding und Abwesenheiten
Automatisierte Auftragsbearbeitung im Vertrieb
Regelbasierte Weiterleitungen, Fehlerbehandlung und mobile Freigaben sorgen dafür, dass Teams deutlich schneller arbeiten können. Jeder Schritt ist transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Schneller entscheiden dank zentraler Informationen
DocuWare macht verstreute Datenquellen überflüssig.
Alle Dokumente sind innerhalb von Sekunden auffindbar – zentral, strukturiert und jederzeit aktuell.
Mitarbeiter profitieren von:
Zugriff über Webbrowser und mobile Geräte
Integration in ERP-, CRM- oder HCM-Systeme
Direkte Informationsverknüpfungen mit Kontextbezug (z. B. Kunden-, Vertrags- oder Finanzdaten)
Sicherem Teilen von Dokumenten im Team oder über Web-Portale
Damit können Entscheidungen schneller, fundierter und ortsunabhängig getroffen werden.
Cloud oder On-Premises – volle Flexibilität
Das DocuWare-System ist sowohl lokal als auch in der Cloud nutzbar.
Die Cloud-Variante basiert auf Microsoft Azure und bietet:
Maximale Sicherheit durch dreifache Datenspiegelung
Nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit
Keine Installations- oder Update-Aufwände
Schnelle Einführung durch vorkonfigurierte Lösungen
Für Unternehmen, die sofort produktiv starten möchten, sind diese vordefinierten Cloud-Pakete ideal.
Für jede Abteilung geeignet – überall einsetzbar
DocuWare unterstützt sämtliche Unternehmensbereiche:
Finanzbuchhaltung
Schnellere Rechnungsfreigaben
Audit-sichere Archivierung
ERP-Integration für Echtzeitdaten
Personalwesen
Digitale Personalakten
Datenschutzkonforme Ablage sensibler Daten
Workflows für Bewerbungen, Verträge und Abwesenheiten
Vertrieb & Kundendienst
Mobiler Zugriff auf Kundenakten, Verträge, Produktunterlagen
Sofortiges Erfassen von Servicedaten
Reibungslose Auftragsbearbeitung
Sicherheit, Compliance und Transparenz – von Anfang an integriert
DocuWare hilft aktiv dabei, gesetzliche Vorgaben nicht nur einzuhalten, sondern Prozesse langfristig abzusichern.
Dazu zählen:
Revisionssichere Speicherung
Transparente Workflows
Dokumentversionierung
Datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten
Redundante Backups
Damit steigert DocuWare die Rechtssicherheit und schützt Unternehmen vor Risiken, Bußgeldern und Informationsverlust.